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文章置き場(移転作業中)

To Do管理サービスTrelloがニーズ満たし過ぎててヤバイ

Review

 私は物忘れが多い上に計画を立ててやらないと上手く物事を進められないタイプなので(まあ立ててもその通りは進みませんが)、普段からGoogleカレンダーとTo Doリストを活用しています。
 ところが、カレンダーはともかく、To Doリストがなかなか自分の要望にマッチしたものが無く、これまでRTMやGoogle Tasks等を何度か乗り換えていました。

 ところが先日、Trelloというサービスを発見し、これが私のニーズにぴったりマッチしていてしかもほとんどの機能が無料で使えるという事で、素晴らしいのでご紹介いたします。日本語にも対応しました!

満たしてほしいニーズ

 では早速私のニーズを羅列します。

  1. 個人用と仕事用(私の場合は研究用ですが)のタスクリストを分けられる
  2. Googleカレンダーに何らかの形で読み込み表示する事ができる
  3. Android用のアプリがあり、やる事リストのウィジェットが使える
  4. タスクに優先順位を付けられ、パッと見でその順位が判る
  5. タスクをグループ化し、階層構造を付けられる
  6. タスクを好きな順番に並べ替えられる
  7. タスクに期限を設定しなくてもOK
  8. 繰り返しタスクを設定できる

 Trelloは一番下の8のニーズを除いてこれら全てを満たしています(一部は使い方によって)。勿論iOS用のアプリもありますよ。

 使い方によって普通のシンプルなタスクリストとして使う事も出来ますし、自分でルールを付けたりカスタマイズすればかなり多機能なタスクリストにもなります。
 私は使っていませんが他のユーザーにタスクを割り振ったりタスクリストを公開する事もできますので、ガントチャートをやめてTrelloを使ってみるのも場合によっては便利かも。

Trelloではタスクをカードで扱う

f:id:yukarinc:20170308101017p:plain  普通のTo Doリストでは、タスクはチェックリストで扱う事が殆どです。しかし、Trelloではそれぞれのタスクをカードで扱います。
 このカードは、完全に削除する事もできますが、基本的には完了したら「完了リスト」に移動するかアーカイブしていけばOK
 各タスクに期限設定や説明・コメントの追加、ユーザーの割り振りが行えます。ラベルを設定して色分けする事も可能です(これを上手く使えばニーズ4が満たせます)。

 此処でTrelloのタスクリストの階層構造を説明しておきます。

  • Board
    • List
      • Task
        • Checklist
      • Task
    • List
      • Task

 この様な感じです。Boardは複数作成でき、画面を切り替えて使います。Borad毎にiCal形式のURLが発行できる(無料で利用するには条件が必要になりました)ので、これをGoogleカレンダーに読み込めば期限付きタスクをカレンダーに表示する事ができます。これでニーズ1と2も満たされました。

 リストとタスクはドラッグアンドドロップで並べ替えができます(ニーズ6)。リストは横方向、タスクは縦方向に並びます。
 日付順に並び変える等の一括操作は(カード一覧画面以外では)出来ないようですが、次に期限が迫っているタスクは黄色の、期限が切れたタスクには赤のマーカーが付きます。
 リマインダーは期限の24時間前にメールとサイト内通知等で受け取れます。この辺も少し不便かも? (リマインダー機能の無いGoogle Tasksよりは良いか…)

 なお、チェックリストは完了アイテムの個数で進捗を表示してくれます。チェックリストのアイテム毎に期限を設定する事はできませんので、期限が重要な時はそれよりもう一つ上のタスク(カード)単位で管理しましょう。

 また、残念な事にタスクの繰り返しは無料では行えません。この辺りは毎回期日を設定し直す等の工夫が必要です。

ウィジェットにタスクが表示されないけど?

 Androidアプリのウィジェットには自分が割り振られたタスクしか表示されません。タスクに自分を割り振るには、タスクの編集画面からメンバーを追加するか、スペースキー(ショートカットキーです)を押してください。
 ちょっと面倒ですが、自動でメンバーを割り振る機能は今の所無いみたいなので。

便利なChrome拡張機能

GMail to Trello

:  メール画面にタスクをクイック追加するボタンが表示されます。ラベルなどはその場で設定できませんが、自動でメールの件名をタスク名に、本文を説明に入力してくれます(編集可能)。
 Gmailスレッドへのリンクを作成する事もできるのでちょっとしたメモにも使えます。

Quick-Notifier for Trello : 通知を表示してくれる拡張機能

有料オプションについて

 基本的には全て無料で使えます。何処でお金を取っているかというと、カスタマイズ機能とさらに便利にする機能です。
 このサービス、カードにスタンプや画像を付けたり、背景画像を変更したりできるのですが、その辺りでスタンプ数を増やしたり、添付できる容量を増やしたり、背景にオリジナル画像を使ったり…といった事をする為に料金を取っています。つまりタスクを管理するという目的の為なら全て無料で使えるのです。

追記

 2016年8月より、当初は無料で使えていたカレンダー機能などが有料化されました(ただし1つまでなら無料→詳細)。その代わり、追加機能に繰り返し機能も実装されたので、課金する前提ならかなり使いやすくなったと思います。

 興味を持たれた方は以下のリンクから登録してみてください。Googleアカウントでのログインも可能です。

trello.com